Son documentos mercantiles en los cuales se registran, en forma ordenada, cronológica y analítica, todas las operaciones económicas y financieras que realiza la empresa. El contenido constituye prueba plena de las transacciones comerciales realizadas.
Objetivo e Importancia
a) Son documentos que registran y controlan los ingresos y egresos de los valores de las empresas, para poder determinar el estado de ganancias y pérdidas.
b) Demuestran la situación económica y financiera de la empresa brindando seguridad a los deudores y acreedores.
c) Es constancia o prueba plena de las operaciones que ha ejecutado la empresa.
d) Son documentos que garantizan a terceros y a segundos los resultados de las operaciones del ente productivo.
Clasificación
Los libros de contabilidad se clasifican teniendo en consideración dos aspectos: Aspecto legal tributario y aspecto técnico.
a) Aspecto legal – tributario:
Según el aspecto legal se clasifican en libros obligatorios y potestativos y, según el aspecto tributario, se clasifican en libros y registros vinculados a asuntos tributarios.
Libros obligatorios:
– El Libro de Inventarios y Balances.
– El Libro Diario, que lo comprende: Formato 5.1-Diario y
formato 5.2 – Diario de formato simplificado.
– El Libro Caja y Bancos, que lo comprende: Formato 1.1 –
Detalle de los movimientos del efectivo y Formato 1.2 – Detalle de los movimientos de la cuenta corriente.
– El Libro Mayor, formato 6.1.
– El Libro Registro de Compras, formato 8.1
– El Libro Registro de Ventas, formato 14.1
– El Libro de Actas, etc
Libros voluntarios
Son aquellos que la empresa puede utilizar teniendo en cuenta sus necesidades y el sistema de contabilidad empleado. Son los siguientes:
– El Libro de Caja Chica o Fondo Fijo.
– El Libro Bancos o Cuenta Corriente.
– El Libro de Clientes.
– El Libro de Proveedores.
– El Libro de Letras por Cobrar.
– El Libro de Letras por Pagar, entre otros.
b) Aspecto técnico:
Se clasifican en Libros Principales y Auxiliares.
Libros Principales
Son aquellos libros indispensables en donde se centralizan todas las operaciones de la empresa, informando en el momento oportuno y en forma veraz la situación económica y financiera, además de constituir instrumento principal de prueba en caso de juicio. Son los siguientes:
– El Libro de Inventarios y Balances.
– El Libro Diario, que lo comprende: Formato 5.1-Diario y
formato 5.2 – Diario de formato simplificado.
– El Libro Caja y Bancos, que lo comprende: Formato 1.1 –
Detalle de los movimientos del efectivo y Formato 1.2 – Detalle de los movimientos de la cuenta corriente.
– El libro Mayor, formato 6.1.
Libros Auxiliares
Son aquellos que permiten una mejor aplicación del sistema contable y que sirven de complemento a los libros principales, ya que registran en forma detallada y analítica cada una de las operaciones de la empresa.
Son los siguientes:
– El Libro Registro de Compra.
– El Libro Registro de Ventas.
– El Libro de Caja Chica o de Fondo Fijo.
– El Libro de Letras por Cobrar.
– El Libro de Letras por Pagar.
– El Libro de Planilla de Pago de Remuneraciones, etc.
Personas obligadas a llevar libros de contabilidad:
SUNAT ¿Que libros contables debo llevar por régimen tributario?
Con el objetivo de reducir los costos para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (Sunat) flexibilizó el uso de libros contables para las pequeñas empresas mediante la RS N° 234-2006 y, de acuerdo con la norma, aquellos contribuyentes con ingresos anuales menores a 150 Unidades Impositivas Tributarias (UIT) podrán optar por llevar una contabilidad simplificada que permitirá reemplazar el uso de libros contables obligatorios por libros simplificados para efectos tributarios.SUNAT ¿Que libros contables debo llevar por régimen tributario?
Con el objetivo de reducir los costos para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (Sunat) flexibilizó el uso de libros contables para las pequeñas empresas mediante la RS N° 234-2006 y, de acuerdo con la norma, aquellos contribuyentes con ingresos anuales menores a 150 Unidades Impositivas Tributarias (UIT) podrán optar por llevar una contabilidad simplificada que permitirá reemplazar el uso de libros contables obligatorios por libros simplificados para efectos tributarios.
Por ejemplo, el libro diario simplificado reemplazaría el libro diario, el libro mayor, y el libro caja y bancos. Esta medida de facilitación permitirá además un control eficiente a la administración tributaria. La norma también uniformiza en un solo cuerpo legislativo todas las disposiciones vigentes sobre los libros y registros contables, y establece nuevas reglas para estandarizar la información que éstos deben contener.
Asimismo, dicha norma y el Decreto Supremo 1086 – Produce,
determinan que aquellas pequeñas o microempresas que durante el ejercicio anterior obtengan ingresos mayores a 150 UIT, estarán obligados a llevar contabilidad completa.
Legalización de los Libros de Contabilidad
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario.
Tratándose de las provincias de Lima y Callao, la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.
Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.
Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen.
Contenido de la constancia de legalización
La constancia a ser colocada en la primera hoja de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios contarán con la siguiente información:
- Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;
- Apellidos y nombres, denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso;
- Número de RUC;
- Denominación del libro o registro;
- Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;
- Número de folios de que consta;
- Fecha y lugar en que se otorga; y,
- Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.
Oportunidad de la legalización
Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:
Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.
Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.
Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, cuyos primeros libros o registros, llevados en forma manual, hubieran sido incautados por la autoridad competente, bastará la presentación del documento en el que conste la referida diligencia.
De producirse, de ser el caso, la devolución de los libros o registros incautados a que se refiere el párrafo anterior, el deudor tributario no podrá realizar en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato.
fuente: CONTABILIDAD BÁSICA I Roberto Reyna Márquez
ESTUDIO TRIBUTARIO REYES 
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