En nuestro paรญs, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y registros vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros impresos, sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisiรณn electrรณnica este รบltimo que puede ser llevado desde los sistemas del propio contribuyente utilizando el Programa de Libros Electrรณnicos-PLE o el Sistema de Libros Electrรณnicos- SLE Portal desde los sistemas de la SUNAT, tal como se resume en el siguiente grรกfico:
En el sistema manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su llevado es a manuscrito y se legalizan antes de usarlos.
En el sistema computarizado; la informaciรณn contable se ingresa apoyada en un software contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada libro y registro.
En el Programa de Libros Electrรณnicos-PLE, los libros se generan desde los sistemas del contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar un resumen de toda la informaciรณn contable y obtener una constancia de recepciรณn por parte de la SUNAT, respecto de cada libro.
En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus libros desde el portal de la SUNAT y su afiliaciรณn y generaciรณn de los libros es voluntaria.
Llevado de Libros – Forma Manual y Sistema Computarizado
La forma de llevado de libros no podrรก variarse en el curso del ejercicio hasta el ejercicio siguiente, en cuyo caso deberรก comunicar el cambio dentro de los cinco (05) dรญas hรกbiles siguientes al cambio.
- Legalizaciรณn de los Libros
Los notarios o jueces, segรบn corresponda, colocarรกn una constancia en la primera hoja de los mismos y procederรกn a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberรกn estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.
- Oportunidad de la Legalizaciรณn
Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Para la legalizaciรณn del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominaciรณn, se deberรก tener en cuenta:
Tratรกndose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha concluido con el anterior, con la presentaciรณn del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizaciรณn y del รบltimo folio del mencionado libro o registro.
- Tratรกndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberรก presentar el รบltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
- Tratรกndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberรก presentar la comunicaciรณn que se ha establecido para ese efecto.
- Empaste de los Libros y Registros
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberรกn empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.
- Los empastes deberรกn incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulaciรณn se realizarรก tachรกndolas o inutilizรกndolas de manera visible.
- Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominaciรณn, que no hubieran sido utilizadas, podrรกn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
- Conservaciรณn y comunicaciรณn de pรฉrdida o destrucciรณn de los libros
Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no estรฉ prescrito, lo siguiente:
Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrรณnica.
- Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estรฉn relacionadas con ellas.En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligaciรณn de comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 dรญas hรกbiles, los casos en que ocurra la pรฉrdida o destrucciรณn por siniestro, asaltos y otros, de los libros y registros.
En todos los casos, se deberรก adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia de los hechos, debiรฉndose presentar la citada documentaciรณn en la Mesa de Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT
- Plazo para rehacer los libros contables
El plazo es de sesenta (60) dรญas calendarios a partir de la pรฉrdida o destrucciรณn. Por razones debidamente justificadas se podrรก solicitar a la SUNAT una prรณrroga.
Recuerde que la SUNAT podrรก verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la pรฉrdida o destrucciรณn seรฑaladas, para poder acogerse al cรณmputo del plazo para rehacer los libros.
Libros Contables Obligatorios
Los tipos de libros o registros contables que estarรกs obligado a llevar dependerรกn del Rรฉgimen Tributario en el que te encuentres, sea como Persona Natural con Negocio o como Persona Jurรญdica (empresa que hayas formado). Tambiรฉn dependerรก del volumen de ingresos anuales que estimes obtener por el desarrollo de tu actividad empresarial.
En ese sentido, estarรกs obligado a llevar los siguientes libros o registros contables:
- En el Nuevo Rรฉgimen รnico Simplifiado – NRUS: No hay obligaciรณn de llevar libros ni registros contables. Sรณlo debes conservar los comprobantes de pago que te hubieran emitido y aquellos que sustenten las adquisiciones realizadas, en orden cronolรณgico.
- En el Rรฉgimen Especial de Renta – RER: Los libros contables que estarรกs obligado a llevar son el Registro de Compras y el Registro de Ventas.
- En el Rรฉgimen MYPE Tributario – RMT: Teniendo en cuenta el nivel de ingresos anuales, los contribuyentes del RMT deberรกn llevar los siguientes libros y registros contables:
| Limite de ingresos | Libros obligados a llevar |
|---|---|
| Ingresos Neto hasta 300 UIT | Registro de ventas, Registro de compras, Libro Diario de Formato Simplificado |
| Ingresos Netos desde 300 UIT hasta 500 UIT | Registro de Ventas, Registro de Compras, Libro Diario, Libro Mayor. |
| Ingresos Netos mayores a 500 UIT y que no superen las 1,700 UIT | Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Diario Libro, Mayor Libro, de Inventarios y Balances |
- En el Rรฉgimen General – RG: Los libros contables que estarรกs obligado a llevar dependerรกn del volumen de tus ingresos anuales:
| Limite de ingresos | Libros obligados a llevar |
|---|---|
| Ingresos Netos hasta 300 UIT | Registro de ventas, Registro de compras, Libro Diario de Formato Simplificado |
| Ingresos Netos desde 300 UIT hasta 500 UIT | Registro de Ventas, Registro de Compras, Libro Diario, Libro Mayor. |
| Ingresos Netos mayores a 500 UIT y que no superen las 1,700 UIT | Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Diario, Libro Mayor Libro, de Inventarios y Balances. |
| Ingresos Netos anuales mayores a las 1,700 UIT | Contabilidad completa, comprende: Libro Caja y Bancos, Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Ventas y Registro de Compras. |
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